Wie können wir ab sofort die Arbeit in Gruppen und Teams sinnvoll gestalten?
Wir haben mit dieser Aufgabenstellung unsere Kunden und Partner in einer Blitzumfrage konfrontiert. Führungskräfte und UnternehmerInnen, die mit den Herausforderungen der Corona Krise zu recht kommen müssen. Wir freuen uns über die äußerst rege Beteiligung. Die Erkenntnisse aus fast 100 ausführlichen Antworten wollen wir gerne mit Ihnen teilen.
Die Top Ten Themen
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Abstand / genug Platz
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Desinfektion, Hygienestandards
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IT-zuverlässig und einfache Bedienung
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Klare Regeln
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Agenda und gute Vorbereitung aller Beteiligter
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Verstärkt Online Meetings wo möglich
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Effektivität (nur notwendige Meetings)
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Klare / strukturierte Kommunikation
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Zielorientiertes Arbeiten
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Disziplin der Teilnehmer
Wie geht man mit diesen Herausforderungen am besten um? –
3 Lösungsvorschläge
I. Hybride Projektarchitektur – kombinieren Sie das Beste aus analog und digital
Beide Welten haben Vor- und Nachteile. Wenn Sie in Projekten geschickt kombinieren, können Sie aus der Not eine Tugend machen. Vorteile von physischen Meetings liegen z.B. darin, dass Emotionen unmittelbarer sichtbar werden oder nonverbale Kommunikation nicht so leicht verloren geht. Das erleichtert vor allem kreatives Arbeiten. Manchmal ist es auch förderlich, wenn nicht sogar notwendig, dass sich die Teilnehmer zumindest einmal persönlich kennengelernt haben. Während der Pandemie helfen ausreichend große Räumlichkeiten, weniger Teilnehmer oder, in den warmen Monaten, Arbeit im Freien dabei Abstand zu halten. Desinfektionsmittel, reichlich Seife und Schutzmasken sichern die Hygiene. Diese Standards auf Grund behördlicher Vorgaben oder wegen Ihrer eigenen Hausordnung sollten aber auch klar kommuniziert werden. So vermeiden sie Unsicherheiten. Status Meetings oder Projektcontrolling lassen sich digital oft besser abwickeln, da auf geteilte Dokumente oder Berichte zugegriffen wird. Feedback geben, Rankings erstellen oder Clustern, alles typische Aufgaben in Workshops, lassen sich genauso gut digital abbilden. Wichtig bleibt, dass die Software Tools dem jeweiligen Zweck angepasst werden. Genauso muss Zeit für Pausen in einer „digitalen Kaffeeküche“ reserviert bleiben.
II. Online Compliance & Trainings – entwickeln Sie einen Online-Knigge für Ihre Organisation
Wie wir alle in den letzten Wochen am eigenen Leib erlebt haben, bedarf es auch für Online-Meetings bestimmter Benimmregeln. Dazu gehören neben Disziplin beim Ausreden lassen und Wortmeldungen bei mehreren Teilnehmern ein Moderator, der die Einhaltung überwacht. Ein ordentlich formuliertes Besprechungsziel plus Agenda ermöglichen die Vorbereitung aller und ein pünktliches Ende. Wenn Sie immer schon einen neuen Kommunikations- und Meetingplan für Ihr Unternehmen machen wollten, dann ist jetzt die richtige Zeit dafür. Ist er einmal erstellt, lässt sich auch gut herausdestillieren, welche Meetings z.B. auch im Notfall stattfinden müssen.
Momentan bleibt wenig Zeit für umfassende Softwareschulungen. Vieles ist „learning by doing“. Deswegen empfehlen wir Ihren Benutzern regelmäßige Sessions für FAQs anzubieten und einen Austausch über Anwenderthemen zu ermöglichen. Mit diesen ständigen Auffrischungen werden Ihre Mitarbeiter die Anwendungen als leicht bedienbar empfinden.
III. Remote Resilience Audit – Ausfallsicherheit fürs Homeoffice
Während des lock down wurden viele Organisationen einer Rosskur in Sachen Digitalisierung unterzogen. Doch wir befinden uns immer noch mitten in der Pandemie und müssen weiterhin mit Einschränkungen rechnen. Ärgerlich genug, wenn diese auch „nur“ einzelne Standorte oder Mitarbeiter betreffen.
Wir empfehlen Ihnen die Belastbarkeit Ihrer IT-Infrastruktur und deren Anwender zu überprüfen. Stabile Internetanbindungen an Unternehmensstandorten wie im Homeoffice, lokal und international, sind keine Selbstverständlichkeit. Eine ausreichende Büroausstattung sollte von nun an vorhanden sein. Die Sicherheit Ihres Netzwerks wird auf eine Belastungsprobe gestellt. Aber auch Software und Applikationen sollten aus Sicht der Nutzer „funktionieren“ und einfach bedienbar sein. „Funktionieren“ müssen aber auch die Anwender selbst. Das heißt die individuelle Lebenssituation jedes Mitarbeiters hat eine Auswirkung auf seine Belastbarkeit im Homeoffice. Als Ergebnis bekommen Sie ein Anforderungsprofil und den Grad der Widerstandsfähigkeit Ihrer Organisation, wenn Ihre Mitarbeiter auch zukünftig wieder remote arbeiten müssen. Eventuell notwendige Kostenbeteiligungen lassen sich davon gut ableiten. Mit einer klug verstärkten Infrastruktur und einer trainierten Mannschaft sind Sie für die andauernde Krise gewappnet.
Wenn Sie mehr zu Hybriden Projekten, Online Compliance & Trainings oder dem Remote Resilience Audit erfahren wollen kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie gerne bei einer effektiven Umsetzung.
